Saiba como funciona o armazenamento ilimitado de notas fiscais no Gosocket

O Inbox, ou Caixa de Entrada, é o ambiente onde todas as notas fiscais eletrônicas (NF-es) emitidas ou recebidas pela sua empresa são armazenadas e se encontram disponíveis para consulta e download a qualquer momento. Na plataforma Gosocket, as notas fiscais eletrônicas ficam armazenadas na nuvem, com toda a segurança da tecnologia Microsoft Azure.

O Gosocket armazena dois tipos de documentos fiscais eletrônicos: NF-es (notas mercantis) e CT-es (conhecimento de transporte). Vale lembrar que o armazenamento é ilimitado!

Também é importante ressaltar que a Caixa de Entrada só registra e armazena as NF-es autorizadas pela Secretaria da Fazenda (Sefaz), ou seja, que possuam o Protocolo de Autorização. Notas fiscais rejeitadas, canceladas ou inutilizadas não são armazenadas.

Você tem três opções para encaminhar e/ou receber as NF-es da sua empresa no Inbox:

1. Configurar seu sistema para enviar o XML das notas fiscais recebidas pela sua empresa, ou as emitidas através de outra solução, para o e-mail nfe@inbox.gosocket.net. O Gosocket mapeia o CNPJ da nota e, caso sua empresa seja a emissora, o documento é automaticamente armazenado na aba Documentos Emitidos da Caixa de Entrada; e caso sua empresa seja a recebedora da nota, o documento segue para a aba Documentos Recebidos;

2. As notas fiscais eletrônicas recebidas por meio da solução Manifestação – gadget que busca na Sefaz as notas emitidas contra o seu CNPJ – são armazenadas automaticamente na aba Documentos Recebidos (leia o tutorial sobre o Manifestação aqui);

3. Fazer o upload manual das NF-es da sua empresa, no formato XML, diretamente na Caixa de Entrada, conforme mostra a figura abaixo. É possível tanto arrastar os documentos quanto selecioná-los no seu computador. Ao subir a nota fiscal, o documento é primeiramente validado pelo Gosocket, que checa se a nota está autorizada pela Sefaz. Caso esteja, o documento é sincronizado e segue automaticamente para o Inbox – se o CNPJ da sua empresa for o emissor da nota, o documento vai para a aba Emitidos; se for o recebedor, vai para a aba Recebidos. No entanto, caso a nota fiscal que você carregou não tenha o Protocolo de Autorização da Sefaz, o documento é rejeitado e não é possível fazer o upload.

Vale destacar que ao fazer o upload manual das suas NF-es ou CT-es, você pode, na sequência, checar se os documentos foram devidamente sincronizados e armazenados na Caixa de Entrada. Para isso, basta clicar no ícone situado no canto superior direito da tela de upload (figura acima) – o botão Registro –, que abrirá uma janela com a lista das notas fiscais adicionadas manualmente e o status de cada uma delas. Na figura abaixo, podemos visualizar essa janela de registro, que possui uma NF-e já sincronizada, como aponta o destaque em verde. Ou seja, a nota foi armazenada.

Acessando os documentos emitidos ou recebidos

A Caixa de Entrada está dividida em documentos Recebidos e Emitidos – são duas abas idênticas, que operam da mesma forma. Uma armazena notas fiscais recebidas pela sua empresa e a outra, as emitidas.

Na figura abaixo, apresentamos a caixa de Documentos Recebidos, que é o ambiente para consulta e download de NF-es e CT-es destinados à sua empresa.

Para fazer uma consulta de notas fiscais, o Gosocket disponibiliza várias opções de filtro: busca por data de recebimento da NF-e na plataforma, por tipo de documento (se NF-e ou CT-e) e por período de tempo (data inicial e final, por exemplo).

Após realizar a consulta desejada, o Gosocket exibe a lista das notas fiscais destinadas à sua empresa e armazenadas na Caixa de Entrada, na aba Documentos Recebidos. Para cada nota são informados o CNPJ do emissor, a empresa, o valor da transação, o tipo de documento, a numeração da nota e a data em que foi recebida pelo Gosocket. Para baixar o DANFE da NF-e ou o DACTE do CT-e, em formato PDF, ou o XML da nota, basta selecionar o item desejado da lista e clicar nos botões do canto superior direito da tela – Descarregar XML ou Download PDF.

Exportando lotes de notas fiscais eletrônicas

A Caixa de Entrada também possui em seu menu a opção Exportar, que possibilita à empresa fazer o download de lotes de notas fiscais eletrônicas. Na aba Histórico de Exportações (imagem abaixo), você seleciona os parâmetros para formar o seu lote de notas: por período, por numeração das notas, por CNPJ e por Grupo (Documentos Emitidos ou Recebidos). Vale ressaltar que é possível selecionar um desses campos ou todos eles juntos, refinando a composição do seu lote.

Após a definição dos parâmetros, o Gosocket disponibiliza três opções para a exportação do lote de notas, conforme indicam os botões situados na parte superior direita da tela:

. Exportar Excel: baixa a planilha com as informações de todas as notas fiscais que compõem o lote;

. Exportar XML: baixa os arquivos XML de todas as notas fiscais do lote;

. Exportar PDF: baixa todas as notas fiscais do lote no formato PDF.

Como mostra a figura abaixo, o histórico dos lotes de notas fiscais eletrônicas solicitados pela sua empresa é exibido em uma lista, na qual são enumerados o ID do lote (número de identificação do lote dentro do sistema Gosocket), a data da solicitação, o tipo de lote (PDF ou Excel) e o status – se foi concluído com sucesso (ícone ✅) ou se foi cancelado (ícone ❌). Perceba ainda que, para cada lote do histórico, é possível baixar novamente as notas fiscais ou enviá-las por e-mail, clicando nos ícones correspondentes.

Caso tenha dúvidas sobre o Inbox e suas funcionalidades, ou sobre outros gagdets do Gosocket, entre em contato conosco pelo e-mail atendimento@gosocket.net ou pelas nossas redes sociais no Facebook ou LinkedIn.