¿Qué tan segura es una factura electrónica?

Uno de los factores primordiales que ha impulsado la migración a la facturación electrónica ha sido la seguridad que brinda a emisores, receptores y gobiernos sobre su veracidad.

Antes de la llegada de la facturación electrónica, la facturación en papel provocaba muchos inconvenientes ya que en muchas ocasiones se perdían, se traspapelaban, tenían errores, era ilegibles y en muchos casos eran también falsas. La facturación electrónica trajo consigo la garantía de que las facturas fueran muy sencillas de generar, enviar, recibir y resguardar, lo que las hacía prácticamente imperdibles. No sólo eso, la razón principal por la que los gobiernos han impulsado esta tecnología es la seguridad que otorgan estos documentos electrónicos sobre la veracidad de la información que contienen y de la empresa que los emite. Esto ha logrado que las facturas electrónicas sean casi imposibles de duplicar o falsificar y ha sido también una gran herramienta de los gobiernos para evitar la evasión fiscal. 

¿Cómo se logra garantizar esta seguridad? 

La autenticidad del origen y la integridad de los documentos tributarios electrónicos es proporcionada por el uso de certificados y firmas digitales, así como la validación de la autoridad tributaria de cada país.

Las autoridades tributarias actúan de forma activa en los procesos de emisión de documentos tributarios electrónicos ya que llevan un registro público de todas las personas o empresas autorizadas para generar facturas electrónicas. A estos contribuyentes normalmente se les asigna un número de identificación, firma electrónica y certificado digital que será el que acompañe cada factura electrónica que emitan.

Los documentos tributarios deben generarse a través de un servicio autorizado, ya sea el propio de cada gobierno o aquellos servicios privados que cuenten con las certificaciones necesarias. Al emitir un documento tributario este se encripta en un archivo .XML, lo que quiere decir que se codifica de forma que no pueda ser leído por nadie. Este archivo se envía a la autoridad tributaria quien lo decodifica usando un código específico y  posteriormente lo “timbra” o “sella” validando tanto a su emisor (que la persona o empresa que lo emite es real y está inscrita ante la autoridad de forma correcta) como su contenido (que la forma en la que está estructurada la factura cumpla con todos los requerimientos de ley). Una vez timbrado, se vuelve a encriptar para viajar de regreso al emisor. 

Este timbre o sello electrónico es un código de seguridad derivado, pero no es la única llave de seguridad con la que cuenta un documento tributario electrónico. Además, cada documento tributario contiene, como ya hemos aclarado, la firma y sello electrónico privado de cada emisor. Con estos datos, es muy sencillo verificar la autenticidad de cada documento tributario emitido y detectar cualquier irregularidad a tiempo.

Aún cuando todos los documentos tributarios electrónicos contienen estas medidas de seguridad, es responsabilidad del receptor verificar la autenticidad del origen y la integridad del documento recibido. Los datos que se deberá verificar son: que la factura se encuentra firmada por un contribuyente autorizado, que la firma y sello digital se encuentran vigentes, que los datos de la factura son correctos y que los montos coinciden. 

Una vez que se emite, envía y recibe un documento tributario, es importante que este se resguarde por cierto tiempo. Cada país especifica un tiempo obligatorio para el resguardo de tus documentos por lo que Gosocket te permite almacenarlos por tiempo indefinido, lo que te permitirá cumplir con las especificaciones de tu país. Recuerda que tu factura se encuentra en el archvio .XML y que el archivo .PDF que la acompaña es simplemente su representación gráfica y no será tomado como válido si no se presenta con el .XML que corresponde. 

Como puedes ver, hacer uso de la facturación electrónica no solo significa un ahorro en tiempo, dinero y espacio físico, sino una garantía de que tu información privada y fiscal así como la de tus clientes y proveedores siempre se encontrará segura.