¿Por qué la facturación electrónica reduce costos?

Parte fundamental de la adopción y el éxito de la facturación electrónica en Latinoamérica es el factor globalizado de la misma.

Documentar ventas y compras vía electrónica es producto de la revolución tecnológica, los países con economías como México, Brasil, Argentina, Chile, Colombia entre otros, son el ejemplo de una práctica mercantil y tributaria con más de una década de realizar operaciones voluminosas, a través de un sistema ágil y económico.

¿Por qué hacer el cambio?

El beneficio más evidente es que se eliminan los archivos de papel, lo que permite disponer de mayores espacios físicos para las empresas y no para archivo de documentos. Por otro lado, se eliminan problemas de pérdida de facturas, alteraciones, manipulaciones y errores.

Se suprime personal para el archivo de facturas en papel y se economizan costos de logística debido a que las empresas envían las facturas de manera virtual y evitan enviarlas por mensajería directa la cual tiene un alto costo por los problemas de tráfico.

Hay que tomar en cuenta que los registros de la factura electrónica quedan en poder del contribuyente, y pasan a ser controlados los movimientos por la Administración Tributaria, con esta práctica se logra la transparencia y simplificación en la recaudación y fiscalización del IVA.

Si se masificara el uso de la factura electrónica, se tendrían beneficios de recaudación y una economía importante para más empresas que las emitan, y también las que reciben. El ciclo de la facturación electrónica finaliza con generar la contraseña y el pago de forma electrónica.

En costos simples, se puede argumentar que la facturación electrónica reduce aproximadamente en 80% los costos relacionados con la emisión de facturas para todo tipo de empresas. Esto es especialmente significativo para las grandes empresas o para aquellas que generan un alto volumen de documentos.

¿Cómo se controla?

Cada país cuenta con distintos mecanismos, pero en general, los documentos que se pueden emitir vía electrónica son las facturas, facturas especiales, notas de crédito, notas de débitos y otros documentos fiscales, todos cumpliendo las especificaciones y requerimientos que indica el reglamento de la ley.

El control se desarrolla de manera electrónica aunque hay algunas empresas que siguen imprimiendo facturas y haciendo archivos de papel, no obstante, no es el objetivo principal de este mecanismo, la práctica de emitir papel no se ha eliminado en su totalidad por otros requisitos contables y de las leyes tributarias, situaciones que deben ser revisadas y reguladas con la visión de llevar todo en forma electrónica.