México, las reglas de oro de la facturación electrónica

A partir del 1 enero del 2018, entró en vigor  la nueva facturación electrónica. La entrada en función de la emisión de facturas en la versión CFDI 3.3 continua siendo un proceso complicado y difícil de entender para muchos contribuyentes.

A tres meses de su aplicación, siguen existiendo muchas dudas  y las malas prácticas, que conllevan a sanciones significativas para las personas físicas y morales. Por esta razón, te compartimos cuatro consejos, para tener mayor eficiencia en el proceso de facturación y evitar las fallas más comunes que hay en esta transición fiscal.

1. Domina las nuevas reglas del juego y ten siempre en mente el calendario fiscal

Las normas fiscales no solo se deben cumplir de forma adecuada, sino que en los tiempos estipulados. Despistarse es bastante habitual, y más cuando cambian las reglas. Es por esa razón que las modificaciones en la reglamentación del SAT, implican transiciones complicadas para las empresas que deben adaptar una gran cantidad de sus procesos al nuevo marco fiscal.

2. Recuerda que los cambios fiscales afectan a muchas áreas de tu empresa

Organizar un proyecto interno por cambios fiscales requiere de un gran esfuerzo. Como primer paso, por supuesto, el área de impuestos de la empresa debe analizar la ley y llegar a entender en detalle los nuevos requerimientos, tarea que a veces no es fácil, dado que las normas suelen ser poco claras al principio. Así, es necesario consultar varias veces al SAT y todo eso lleva tiempo.

Luego, esos requerimientos deben ser plasmados, y una vez hecho eso, se debe determinar la mejor manera de llevarlos a cabo en cuanto a procesos internos. Este punto requiere de la participación de las áreas de IT, facturación y finanzas. Finalmente, se presenta la nueva aplicación a todos los miembros de la empresa involucrados en el cambio.

3. Ten en mente que las reformas fiscales se repiten una y otra vez

Se trata de una triste realidad latinoamericana: nuestros impuestos cambian cada vez más frecuentemente, y tenemos que pensar más que nunca en diseños y soluciones que sean fáciles de mantener y cambiar. De lo contrario, tendríamos que movilizar a un gran equipo de personas y afrontar altos costos ante cada nueva modificación. Dedicarles el tiempo adecuado a esas fases implica ahorros futuros.

Lógicamente, es necesario contar con especialistas para ello que estén al tanto de las tendencias y que también puedan preparar el sistema para lo que viene.

4. Automatiza tu proceso de facturación para evitar errores

El hecho de tener cada vez más reglas que cumplir hace que a veces las personas deban estar más atentas a detalles y prestar aún más atención a tareas que en realidad podrían automatizarse. ¿Por qué arriesgarse cuando podemos evitarlo? Es muy recomendable eliminar del todo los procesos manuales de facturación en tu empresa y así evitar errores y multas por parte del SAT.

Además, esto permite que tus empleados puedan dedicarse a tareas más analíticas en lugar de operativas, lo cual es más estimulante para ellos, genera mejores resultados y mayor valor para la empresa.

Es importante asegurarte que ambos sistemas trabajen de la mano y que la facturación, no suponga horas extras de trabajo a tus departamentos de contabilidad e impuestos, como ocurre, por ejemplo, cuando los xml de una factura o los complementos de pagos se pierden por el camino.