Las 5 reglas de la facturación electrónica

La facturación electrónica ha venido a revolucionar el mundo fiscal en Latinoamérica y aunque hay países donde es obligatoria desde hace varios años, algunos en donde el proceso se está dando actualmente y otros donde es opcional o apenas inicia; es importante que conozcas las reglas del juego para sacar el mayor provecho de este sistema.

Sabemos que a pesar de que muchos ya la utilizan y otros están haciendo el cambio, existen aún muchas dudas sobre la facturación electrónica a nivel mundial. Más allá de esto, las malas prácticas te pueden llevar a perder tiempo y dinero, y en algunas ocasiones hasta a enfrentar acciones legales por parte de las autoridades tributarias.

Por esta razón, te compartimos 5 consejos para tener mayor eficiencia en el proceso de facturación y evitar las fallas más comunes que supone esta transición fiscal:

Ten siempre en mente el calendario fiscal

Las normas fiscales no solo se deben cumplir de forma adecuada, sino que en los tiempos estipulados. Despistarse es bastante habitual, y más cuando cambian las reglas. Es por esa razón que las modificaciones en temas fiscales en cada país, pueden representar la necesidad de adaptación por parte de de las empresas a un nuevo calendario.

Para una empresa que posee un ERP (Enterprise Resource Planning), y cuyos procesos están funcionando de manera integrada, los cambios fiscales ponen en marcha proyectos internos de adaptaciones del software. Por esta razón te recomendamos buscar un ERP que permita configurar rápidamente los cambios, y planear estos proyectos con tiempo. Otra buena opción es utilizar servicios en web o externos como pueden ser las soluciones que te ofrece Gosocket, las cuales se adaptan en tiempo y forma a todos tus requerimientos fiscales sin necesidad de que seas tú quien deba hacer las actualizaciones.

Los cambios fiscales afectan a muchas áreas en una empresa

Organizar un proyecto interno por cambios fiscales requiere de un gran esfuerzo. Como primer paso, por supuesto, el área financiera y de administración de la empresa debe analizar la ley y llegar a entender en detalle los nuevos requerimientos, tarea que a veces no es fácil, dado que las normas suelen ser poco claras al principio. Así, es necesario consultar varias veces a la autoridad tributaria y todo eso lleva tiempo.

Luego, esos requerimientos deben ser plasmados, y una vez hecho eso, se debe determinar la mejor manera de llevarlos a cabo. Este punto requiere de la participación de distintas áreas de la empresa desde la administración, finanzas, logística y hasta la atención a clientes.

Las reformas fiscales no se detendrán

Con el afán de mejorar la relación entre contribuyentes y autoridad tributaria, así como para facilitar y agilizar la cobranza de impuestos, es probable que las reformas sigan ocurriendo. Se trata de una realidad latinoamericana: nuestros impuestos cambian cada vez más frecuentemente, y tenemos que pensar más que nunca en diseños y soluciones que sean fáciles de mantener y cambiar. De lo contrario, tendríamos que movilizar a un gran equipo de personas y afrontar altos costos ante cada nueva modificación.

Dedicarles el tiempo adecuado a esas fases implica ahorros futuros. Lógicamente, es necesario contar con las herramientas y soluciones adecuadas, que estén al tanto de las tendencias y que también puedan preparar el sistema para lo que viene.

Automatiza tu proceso de facturación electrónica

El hecho de tener cada vez más reglas que cumplir hace que a veces las personas deban estar más atentas a detalles y prestar aún más atención a tareas que en realidad podrían automatizarse. ¿Por qué arriesgarse cuando podemos evitarlo? Es muy recomendable eliminar del todo los procesos manuales de facturación en tu empresa y así evitar errores y sanciones. Además, esto permite que tus empleados puedan dedicarse a tareas más analíticas en lugar de operativas, lo cual es más estimulante para ellos, genera mejores resultados y mayor valor para la empresa.

Haz uso de todas las herramientas que tu proveedor de facturación electrónica te ofrezca

Todas las autoridades tributarias en Latinoamérica han designado a ciertas empresas como proveedores de facturación electrónica autorizados o certificados. Además, muchas de ellas, ofrecen también otro tipo de herramientas y soluciones más allá de la posibilidad de emitir los documentos tributarios necesarios a través de sus sistemas. Es importante que conozcas todas estas herramientas ya que podrás facilitar y agilizar muchos de los procesos de facturación electrónica y otros al implementarlas. Específicamente con la finalidad de no generar horas extras de trabajo a tus departamentos de contabilidad e impuestos.

En ese sentido y con la finalidad de que puedas cumplir con todas las reglas que ya te mencionamos, te invitamos a conocer todas las herramientas y soluciones que Gosocket tiene para ti. Más allá de ser la plataforma de facturación electrónica más grande de Latinoamérica, contaos con diversas herramientas basadas en la información contenida en tus documentos que te ayudarán a facilitar todos los procesos de tu empresa. Conócenos registrándote de forma totalmente gratuita en http://gosocket.net