Factura de forma eficiente con estos consejos

Las empresas pueden acelerar el cobro de las cuentas por cobrar y evitar los pagos morosos mediante un plan efectivo de facturación. 

Este plan puede desarrollarse a través de las herramientas o soluciones que cada proveedor ofrece, pero también es importante implementar ciertos marcos de trabajo que faciliten y agilicen todos los procesos. A continuación te compartimos una serie de consejos que te podrán ayudar a mejorar tus procesos de generación, envío y cobranza de facturas electrónicas.

Crea una factura eficaz

Asegúrate de que las facturas de tu empresa sean claras, precisas, detalladas y fáciles de comprender. Cada documento debe incluir el importe adeudado, el número de orden de compra, el nombre y domicilio del cliente, y el nombre, domicilio y número de identificación de la empresa. Además, te recomendamos incluir el nombre y el teléfono de una persona de la empresa que se pueda contactar en caso de ser necesario.  Al enviar las facturas también incluye una cláusula que le indique al cliente que se comunique contigo en caso de tener algún inconveniente con los servicios de la empresa, al igual que una declaración clara respecto de los pagos atrasados. 

Envía las facturas sin demora

Cuanto más rápido envíes las facturas, menos se demorarán los pagos. Algunas empresas pequeñas envían sus facturas en forma mensual, lo que no es recomendable, ya que puede demorar algunas cuentas por cobrar durante dos o tres semanas. En lugar de ello, trata de enviar las facturas después de transcurridos uno o dos días de la entrega del producto o de la finalización de un proyecto.

Envía la factura a la persona indicada

Enviar una factura a la persona equivocada puede demorar el pago en 30 o 60 días, hasta que llegue a la persona indicada. Habla directamente con el cliente y pregúntele a quién debes enviar la factura. Si la persona que recibe la factura no es la que trata habitualmente contigo, llámala por teléfono para presentarte antes de enviar la factura. Si envías la factura al departamento contable del cliente, envía copia también a tu cliente y haz el seguimiento con una llamada telefónica.

Seguimiento

Es fácil que la persona encargada de llevar los libros deje de lado una factura si no se hace una llamada telefónica de seguimiento para verificar el estado de la factura. Una confirmación rápida puede hacerle saber que la factura fue recibida y está siendo procesada. En caso de que el pago no se realice en la fecha adecuada, comunícate nuevamente con la persona encargada de llevar los libros para verificar la fecha de pago, y realiza un seguimiento semanal hasta que se efectúe el pago.