Costa Rica, principales errores que se cometen al emitir facturas electrónicas

Las principales fallas que comenten los usuarios de factura electrónica se relacionan con enviar mal el formato del archivo a Hacienda (debe estar en XML), omisión de datos de exoneración en casos específicos y y el mal cálculo del impuesto de venta una vez aplicada la exoneración.

Actualmente existen unas 60 empresas en el mercado como proveedores de factura electrónica, sin embargo, cada error que se cometa en el proceso es responsabilidad del contribuyente y puede salir muy caro.

El contribuyente debe pagar un 1% del salario base, que para este 2018 se estableció en ¢431 mil, es decir ¢4.310, por cada error; es decir, que dependiendo de la cantidad de facturas, la cifra puede ser muy alta.

¿Cómo evitar estos errores?

Lo primero que se debe hacer es contar con un proveedor de facturación electrónica que cumpla con todos los requisitos establecidos por ley. Al elegir un proveedor de facturación electrónica, es importante encontrar aquel cuyo software sea fácil de entender e implementar, a fin de evitar este tipo de problemas. Entre más intuitivo y sencillo sea un sistema, menor margen de error presentará.

Una vez que se cuenta con el sistema, es importante seguir todas las instrucciones de emisión de cada documento electrónico, poniendo atención a todos los campos a llenar e incluyendo la información adecuada. Asegúrese de que las cantidades y costos sean correctos y que el cálculo de impuestos sea el adecuado.

Finalmente, envíe el archivo .XML al cliente y a la autoridad tributaria. Este archivo es su factura electrónica, el .PDF es únicamente una representación gráfica de la misma. Una vez enviado, asegúrese de que su cliente lo recibió y revisó para constatar la información.

De esta manera evitará problemas con la autoridad tributaria y multas innecesarias.