Cómo responder a un correo olvidado

A todos nos ha pasado, revisas tu bandeja de entrada para archivar mensajes viejos y encuentras un correo de hace una semana que no has respondido. Tal vez lo recibiste mientras estabas ocupado, o tal vez pensaste en responderlo después y lo olvidaste, cualquiera que sea el motivo, lo tienes que responder.

Aunque sea tentador culpar a tu bandeja de correo no deseado, tal vez haya otra forma de responder. Hazte estas preguntas antes de hacerlo:

1. ¿Vale la pena explicar porque no respondiste?

Una excusa no disculpa tu error, de hecho, podría hacer sentir a quien te escribió como si no dieras importancia a lo sucedido. Aún así, existen razones que podrían explicar a la otra persona que eres humano y que fue un error. Si hay una razón detrás del porque no habías respondido a este correo con anterioridad como una vacación o una emergencia, compártelo con quien te escribió.

2. ¿Deberías disculparte?

Si ha pasado más de una semana desde que tu contacto te escribió, no puedes ir directo a responder su correo. Discúlpate de forma que esta persona no sienta que para ti, tardar en dar una respuesta, es la forma en la que trabajas. En realidad no importa la frase que uses, podría ser “disculpa por responder hasta ahora” o “una disculpa por la tardanza en responder” pero recuerda iniciar así tu respuesta. Posteriormente, es momento de atender el motivo del correo. Si gastas demasiadas líneas en disculparte, podría hacer sentir a la persona que el error es más grande de lo que en verdad fue y esto distrae la atención de la verdadera razón por la que te estás poniendo en contacto con ella.

3. ¿El correo es relevante?

Existen correos que requieren de una respuesta tras cierto tiempo debido a su contenido, si lo que el correo solicita ya caducó en tiempos escribe a la persona disculpándote por no haber visto el correo con anterioridad y preguntando si aún están interesados en la cita, llamada, etc. Por otro lado, si el correo viene de alguien solicitándote un documento o cierta información, tal vez la respuesta ya no sea tan relevante. En este caso puedes solo disculparte por lo sucedido, o disculparte y aún así mandar la información solicitada en caso de que aún sea útil para la persona.

4. ¿Qué planeas hacer en el futuro?

Esta pregunta es solo para ti. Es probable que una persona no tome a mal un correo respondido con tardanza, pero no debes convertirte en el tipo de persona que siempre responde sus correos tarde. Así que recuerda que deberás ser más organizado con tu correo electrónico. Tal vez debas ser más meticuloso al revisar tu bandeja de entrada, o debas armar una lista de correos leídos que debes responder. Asegúrate de hacer un hábito de esto para que no te vuelva a suceder.

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