Colombia, retos y beneficios de la facturación electrónica

Cada vez más empresas están migrando toda su información tributaria a través de la facturación electrónica, incurriendo en una disminución sustancial de los costos y errores en el proceso de facturación, sin olvidar la eficiencia que presenta este modelo en el proceso tributario.

En Colombia, el Gobierno y la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacional (DIAN) han impulsado esta iniciativa, no obstante, la migración del papel a la era digital se acerca a la hora cero y pasara de ser un proceso voluntario a ser obligatorio mediante la ley. A través de la reciente reforma tributaria se reglamentó la facturación electrónica en el país, la cual sitúa a este tipo de sistema como obligatorio para personas jurídicas y algunas naturales en el 2019.

En este sentido, todos los negocios y/o empresas de cualquier tamaño tendrán que adoptar esta figura digital, especialmente quienes estén obligadas a generar facturación por concepto de recaudo de impuestos como el impuesto al valor agregado (IVA) o impoconsumo (impuesto al consumo), haciendo uso de las tecnologías de la información y la comunicación.

De acuerdo con un estudio realizado por Billentis, firma consultora especializada en temas de factura electrónica, este modelo reduce de manera importante los costos relacionados a los procesos con el papel entre un 50 % y un 80 %, recuperando la inversión dentro de los primeros seis meses siguientes a su implementación. Asimismo, reseña la firma en su informe de 2017, que Colombia pretende a corto plazo por medio de este modelo reducir la evasión de impuestos en un 50%.

En el caso colombiano, además del control a la evasión, la DIAN ha integrado el beneficio del factoring. Esto se traduce en la creación de un registro único de facturas, asegurando la legalidad del proceso, la trazabilidad de estas y su consulta rápida entre los actores que participan en los mercados de compra y venta de este tipo de documentos.

Principales Beneficios

Esta modalidad de facturación presenta varios beneficios para el empresario, desde la emisión y recepción de documentación relativa a la gestión contable, notas de crédito y débito en un proceso de intercambio de información electrónica. De acuerdo con la DIAN, una factura electrónica vale $820 pesos y una factura física cuesta $2.650 pesos, con lo que lograría una importante reducción de gastos en esta materia.

Otro aspecto es que la entrega de una factura tomaría un tiempo de espera de días a minutos, además de mejorar la calidad de los datos e información contenida en los documentos. Se agrega que, igualmente, el flujo de caja mejora en el tiempo de contabilización y se percibe una reducción en costos asociados con facturación de hasta un 85 %.

Otro punto importante es que ya no habrá que acudir hasta las oficinas de los compradores, ni demostrar la legitimidad de una factura con engorrosos procesos burocráticos, pues el comprador podrá revisarla en el registro único con la participación de facturas de valores pequeños. De igual manera, el ahorro en el manejo de cobranzas y recaudaciones es clave, porque a través de una facturación mucho más estructurada se minimizan errores reduciendo los reclamos y agilizando los cobros.

Mayores Retos

La facturación electrónica es necesaria, porque genera para las empresas ahorros significativos en el manejo de archivo y documentos. Aún así, uno de los retos en la etapa de implementación sería la definición del validador de las facturas electrónicas, como lo establece la reforma tributaria.

Hace falta, además, que se seleccione el operador del registro de facturas electrónicas, tema que está a cargo del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo. Este actor será el encargado de administrar el archivo digital, garantizar la autenticidad y certificar las facturas electrónicas como documento comercial, lo que les permitirá a las empresas tener un respaldo en este campo.

La DIAN espera que para antes del primero de enero de 2019 alrededor de 50.000 empresas facturen el 100% de sus documentos de manera electrónica. Si llegada esa fecha no se cumple con la obligación legal, habrá lugar a las sanciones. También habrá sanción cuando la factura no presente la información incompleta, se suministren errores en el documento o no se cumpla con la expedición de factura electrónica cuando exista la obligación.

Aunque han existido disposiciones legales para que las empresas colombianas adopten este sistema de facturación de forma voluntaria, el esquema no ha podido masificarse, culpan a una cuestión cultural. Por tal razón, se cree que eran necesarias las nuevas directrices en el tema.

Básicamente, el modelo de funcionamiento de la factura electrónica en el país que el contribuyente no acarree más complicaciones al momento de expedir sus cuentas contables, este servicio será ofertado por proveedores de facturación electrónica certificados por la DIAN, quienes se encargarán de generar las facturas. Este servicio ya se ha implementado con éxito en países como Brasil, Chile y México, donde Gosocket tiene una importante presencia como la plataforma de facturación electrónica más completa del mercado.