10 tips para mejorar tus reuniones de trabajo

Las reuniones de trabajo son parte medular de los procesos de toda empresa o negocio. Sigue leyendo para conocer la forma de sacar el mayor provecho de ellas.

Todas las empresas realizan reuniones de trabajo, si trabajas por tu cuenta es probable que también tengas reuniones con tus clientes o proveedores, y seguramente te sucede lo mismo si tienes un negocio pequeño. Realizar este tipo de reuniones es la manera de agilizar los procesos, saber el estado actual de cierta área de la empresa y conocer el progreso de tareas puestas en marcha. 

El problema surge cuando estas reuniones de trabajo pierden su objetivo y se convierten en juntas sin sentido. Por esta razón te dejamos estos 10 consejos que te ayudarán a mejorar tus reuniones de trabajo:

1. No llegues tarde, esto retrasa toda la reunión y puede provocar descontento entre las personas con las que te vas a reunir. Por el contrario, trata de llegar temprano.

2. No uses más tiempo del necesario para una reunión. Si se ha establecido un límite de tiempo, manténlo en mente de forma que sepas de cuánto tiempo dispones para desarrollar un tema y saber si se está perdiendo el objetivo.

3. Evita la plática sobre otros temas. Es normal que al reunirnos con compañeros de trabajo, clientes o proveedores hablemos de otros temas que no necesariamente son los que han convocado la reunión. Este tipo de plática consume mucho tiempo y evita que la reunión sea eficiente. Deja la plática para otros momentos.

4. Asegúrate de que todos conozcan la razón por la que se convocó una reunión y el punto a resolver. ¿Será una reunión de finanzas para conocer el estado actual de la empresa, la reunión es para decidir una nueva campaña publicitaria? Asegúrate de que todos sepan de qué se trata y tengan el mente el resultado que se busca.

5. No temas a hacer preguntas. Esta es justamente la razón por la que se convoca a reuniones, de lo contrario con un simple correo electrónico bastaría. Asegúrate de resolver todas tus dudas y si sientes que no hay suficiente tiempo, solicita una plática personal con quien pueda resolverlas por ti para tocar ciertos temas a fondo.

6. Pon atención a quienes están reunidos, quienes son, sus puestos y el motivo por el que se encuentran en la reunión. Esto te ayudará a entender mejor el punto de vista de cada uno cuando tomen la palabra y te evitará ciertas confusiones.

7. No solo hables, escucha. Si se ha convocado a una reunión es porque la opinión de otros es importante para el tema que se va a tocar, por esta razón, aún cuando seas tú el responsable de exponer la información debes escuchar atentamente a lo que otros tienen que decir.

8. Si recibes una respuesta negativa por uno o varios miembros de la reunión, no insistas en intentar convencerlos en ese momento. Acepta sus puntos de vista y prepara tus razones por las que crees que deban cambiar para una reunión posterior. En muchas ocasiones una plática uno a uno con quien está en desacuerdo puede tener mejores resultados que exponer el tema frente a todos los presentes.

9. Si estás en una reunión con clientes realiza una venta escuchando al cliente. Si llegas a conocer sus necesidades y deseos te será más fácil mostrarle las ventajas de tu producto o servicio que se ajusten a ellos.

10. Siempre da seguimiento a las reuniones. Pregunta o propón los pasos a seguir una vez terminada la reunión, da seguimiento a través del correo electrónico, llamadas o reuniones subsecuentes. Recuerda generar una minuta que puedas compartir con el resto de los asistentes de forma que todos tengan la misma información.

Esperamos que estos consejos te ayuden a mejorar y crecer tu negocio, así como a fomentar tu espíritu emprendedor.